Il facility management come ponte tra le parti

Quando le aziende si uniscono, strategie, culture e marchi entrano in collisione. Anche le organizzazioni di facility management devono trovare un punto d'incontro. La situazione diventa particolarmente impegnativa, ma anche ricca di opportunità, quando entrambe le aziende lavorano già con lo stesso partner FM: il fornitore di servizi diventa un ponte integrale tra sedi, sistemi e persone.

Regole chiare, concentrazione sull'obiettivo

L'integrazione delle organizzazioni di facility management in caso di fusione non è un processo automatico. Richiede regole chiare, processi e contratti armonizzati, nonché una roadmap comune con il partner FM. Richiede inoltre una comunicazione trasparente, l'empowerment dei collaboratori e risultati rapidi. Nei progetti altamente complessi è emerso che chi coinvolge il fattore umano sin dall'inizio e allo stesso tempo crea chiarezza tecnica e organizzativa aumenta significativamente le possibilità di successo. Nella pratica emergono sette fattori di successo:

• Chiarire le responsabilità: Un comitato direttivo congiunto composto dal cliente e dal provider garantisce trasparenza durante i primi sei-dodici mesi, riduce le incertezze e stabilisce le giuste priorità.

• Unificare i livelli di servizio e i contratti: È normale che esistano diversi capitolati d'appalto e accordi sul livello di servizio. Questi devono essere armonizzati e, se necessario, rinegoziati con il partner FM, in modo da ottenere il più rapidamente possibile una nuova regolamentazione universalmente valida.

• Consolidare processi e sistemi: Un helpdesk, uno strumento di ticketing o una piattaforma comune per la garanzia della qualità sono quick win visibili e dimostrano che le due culture stanno crescendo insieme.

• Tenere conto della gestione del cambiamento e della cultura: Le due culture di servizio sono diverse: la loro fusione è un processo complesso. Valori comuni, una comunicazione aperta e tatto aumentano le possibilità di successo.

• Mettere al centro i collaboratori: Eliminare rapidamente le duplicazioni, definire e mantenere le figure chiave e riunire in modo mirato le loro conoscenze. Questo è determinante per decidere se l'integrazione funzionerà solo sulla carta o anche nella vita quotidiana.

• Tenere conto delle peculiarità locali: I guadagni in termini di efficienza sono auspicabili, ma è necessario tenere conto dei requisiti locali e del quadro normativo. Se le aziende riescono a conciliare questi due aspetti, acquisiscono maggiore fiducia.

• Risultati rapidi e roadmap chiara: miglioramenti visibili in breve tempo e un piano vincolante per i prossimi 12-24 mesi convincono, sempre con l'obiettivo di trasformare due organizzazioni in una nuova struttura orientata al futuro.

Elemento fondamentale, non secondario

Il settore del facility management non è un aspetto secondario nelle fusioni, ma un elemento strategico fondamentale affinché la nuova organizzazione possa decollare rapidamente. Quando le aziende armonizzano in modo coerente governance, processi e livelli di servizio, coinvolgono i dipendenti fin dall'inizio e integrano il partner FM come co-progettista orientato alle soluzioni, si crea un insieme funzionante che costituisce una solida base per il successo aziendale..

«FM fa parte dell'architettura di integrazione»

David Macherel, dal 2015 Managing Director Key Accounts presso ISS Svizzera, ha già accompagnato diverse integrazioni di organizzazioni di servizi di facility management nell'ambito di fusioni. Nell'intervista descrive il ruolo che un partner FM può assumere in questo contesto e ciò che conta davvero.

Qual è, secondo lei, il compito più importante di un partner FM in un processo di integrazione?

Si tratta di creare stabilità in un contesto che sta subendo profondi cambiamenti. In qualità di partner esterni, apportiamo struttura, affidabilità e anche una certa neutralità, che è molto importante nella fase iniziale. Coordiniamo i processi, armonizziamo i servizi e ci assicuriamo che l'attività continui a funzionare mentre tutto viene riorganizzato dietro le quinte.

Come si riesce a fondere due culture di servizio diverse?

È necessario ascoltare e comprendere ciò che rende forti entrambe le parti. Spesso non si tratta di imporre un sistema sull'altro, ma di combinare in modo intelligente i punti di forza di entrambi. Ciò funziona solo se si coinvolgono tempestivamente i team, si attivano i dirigenti e si rendono visibili i successi. Piccoli passi tangibili sono più importanti di grandi annunci.

Cosa distingue un'integrazione FM riuscita da una fallita?

Chiarezza. Quando ruoli, responsabilità e aspettative non sono chiari, nasce l'incertezza, che ha un effetto paralizzante. I progetti di maggior successo che ho avuto modo di seguire avevano tutti una cosa in comune: una governance trasparente, un ambito di applicazione chiaramente definito e una vera collaborazione. In questo modo, l'FM non è un elemento secondario, ma parte integrante dell'architettura strategica di integrazione.