Come l'ISS ha gestito l'approvvigionamento di materiale protettivo durante il lockdown

In qualità di Category Manager responsabile del gruppo di prodotti per la pulizia e l'igiene, Florian Badrutt ha ricoperto una posizione chiave presso ISS durante la pandemia di coronavirus. Come riesce a garantire che ISS e i suoi clienti non siano mai a corto di dispositivi di protezione individuale e disinfettanti durante la prima ondata.

Florian Badrutt, Responsabile acquisti senior, ISS Svizzera

Florian Badrutt è un "gran lavoratore" in abito da lavoro. Ha iniziato a lavorare in ISS quasi 30 anni fa come meccanico di macchine e oggi, come Senior Procurement Manager, è responsabile di diversi gruppi di prodotti, tra cui i prodotti per la pulizia e l'igiene. Nulla può far perdere a quest'uomo i suoi sei anni di vita. Nemmeno Covid-19.

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Domenica 23 febbraio 2020 riceve una telefonata dal CEO André Nauer. Il giorno successivo partecipa alla prima riunione del "Team di crisi pandemica dell'ISS", appena nominato. Nei successivi 52 giorni, questo team si riunirà virtualmente ogni giorno dalle 9 alle 10 per valutare i rischi, progettare scenari, sviluppare nuovi servizi e garantire la fornitura e il funzionamento dell'ISS e dei clienti dell'ISS.

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Da 0 a 100

Decontaminazione

Come acquirente, Florian Badrutt ha sperimentato la Sars nel 2002 e l'influenza suina nel 2009. Ma questa volta tutto è diverso, più vicino, più minaccioso. Alla fine di febbraio, i primi clienti contattano l'ISS perché i dipendenti sono stati contagiati dal Covid-19. I luoghi di lavoro devono essere decontaminati. E non si tratta solo di casi isolati. Il tasso di infezione sta aumentando in modo esponenziale. Interi reparti devono essere chiusi e decontaminati.

A questo punto, presso l'ISS erano già state formate speciali squadre di emergenza in tutta la Svizzera; decine di dipendenti dell'ISS avevano inoltre completato la formazione interna sulla decontaminazione. Allo stesso tempo, Badrutt e il suo team hanno progettato scatole di decontaminazione contenenti tute monouso con cappuccio, soprascarpe, occhiali di protezione totale, guanti monouso, maschere protettive (FFP3), panni in microfibra monouso e disinfettanti per le superfici e le mani. Ogni sezione dell'ISS sarà dotata di queste scatole.

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Beni di consumo

Dal flusso di merci alle montagne russe delle merci

L'acquisto e la fornitura di attrezzature e materiali di consumo sono gestiti a livello centrale dall'ISS. Tuttavia, sono emersi ben presto dei colli di bottiglia nell'approvvigionamento di disinfettanti per superfici e mani, anche se - o forse proprio perché - ISS ne ha bisogno in grandi quantità. È qui che Florian Badrutt sfrutta la buona rete di contatti con i produttori locali e mondiali. Le fonti di etanolo, un ingrediente attivo che scarseggia in molti luoghi, non si esauriscono mai. Ma all'improvviso vengono a mancare piccoli contenitori, bottiglie e teste di spruzzo. Il flusso di merci diventa una montagna russa. Per questo motivo, ove possibile, Florian Badrutt stipula accordi di acquisto con i produttori con garanzie di vendita, in modo da avere sempre merce sufficiente in magazzino per ISS. Con successo.

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Previene i colli di bottiglia

La rete del Gruppo ISS

Anche la fornitura di maschere protettive è in via di definizione. Il lavoro di rete all'interno del Gruppo ISS sta dimostrando la sua validità. Florian Badrutt contatta Vincent Robyn, Supply Chain & Procurement Director del Gruppo ISS per l'Asia e la regione del Pacifico, che riesce prontamente a trovare una prima fornitura di 50.000 maschere a Singapore. I pallet sono pronti per l'esportazione in Svizzera - poi improvvisamente spariscono, venduti a qualcuno che ha offerto di più. I prezzi variano enormemente durante la pandemia. I prezzi salgono e scendono ogni giorno, proprio come a Wall Street. Se si esita o si colpisce al momento sbagliato, si perdono molti soldi o la consegna.

Quando è pronta una seconda consegna di maschere, i voli per l'Europa sono bloccati. Ancora una volta, passano giorni di incertezza e notti in cui Florian Badrutt non chiude occhio, a causa della pressione e delle trattative notturne con l'Estremo Oriente. Che sollievo quando le ambitissime maschere arrivano finalmente a Zurigo-Kloten.

ISS rifornisce le sue filiali dal centro logistico WEBSTAR.

Il prossimo ostacolo

La logistica

Per attenuare la volatilità delle consegne, ISS allestisce un magazzino centrale per le merci critiche con breve preavviso. Allo stesso tempo, viene istituita una hotline attraverso la quale le filiali ISS devono ordinare le loro forniture, personalizzate per un massimo di due settimane, in modo da non perdere la visione d'insieme delle scorte totali.

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Ma come arrivano a destinazione gli articoli? Dopo tutto, anche il settore della logistica è al limite: ISS deve fare i conti con tempi di consegna fino a dieci giorni. Per questo motivo, ISS organizza parallelamente servizi di corriere interni che consegnano direttamente alle filiali e ai clienti.

Bilancio impressionante

Mezzo milione di maschere

Dopo la fine della prima ondata di coronavirus, i risultati sono impressionanti. L'ISS ha acquistato mezzo milione di maschere. 350.000 guanti igienici e fino a 3.600 litri di disinfettante per superfici sono stati utilizzati nei momenti di punta, ogni settimana. Ogni servizio è stato effettuato in tempo. Oggi il flusso di merci è di nuovo ragionevolmente stabile. Florian Badrutt ha ottenuto molti risultati in questo periodo e ha acquisito molte nuove conoscenze. E questo gli dà la certezza che ISS può riattivare rapidamente le misure se la situazione lo richiede.

Il team Supply Chain & Procurement della sede ISS di Zurigo-Altstetten si occupa dell'approvvigionamento di beni e servizi. Gestisce gli accordi quadro per circa 150 fornitori principali in circa 25 gruppi di prodotti diversi e fornisce assistenza e la piattaforma di approvvigionamento online "ISS Sourcing", utilizzata per gestire cataloghi, fornitori e contratti. Più di 95.000 articoli sono disponibili per gli oltre 3.000 utenti di "ISS Sourcing". I materiali di pulizia e di protezione vengono attualmente ordinati di nuovo per soddisfare i crescenti requisiti igienici dei clienti.