Soluzione digitale high-tech per la Posta di Zurigo
Elaborare e gestire i documenti in modo efficiente: Con i Servizi Documentali, ISS offre una soluzione per la digitalizzazione della posta e degli archivi.
Olivier Rickenbacher, responsabile dei servizi documentali
"La digitalizzazione della posta e degli archivi accelera il flusso di informazioni".
Il nuovo Mail & Scan Centre di Zurigo è diventato digitale dal marzo 2021. Quasi 30 dipendenti ISS trattano più di 1,25 milioni di invii postali e scansionano 1,4 milioni di documenti all'anno. In soli dodici mesi, ISS ha creato un Mail & Scan Centre per la Svizzera zurighese con una tecnologia all'avanguardia, processi efficienti e i più elevati standard di sicurezza. Ciò consente la gestione dei contenuti aziendali (ECM) secondo gli standard più recenti. Qui vengono forniti contenuti, dati e documenti per supportare i processi fondamentali che oggi sono di importanza centrale per il funzionamento efficiente di un fornitore di servizi finanziari. ISS è responsabile di diversi canali ECM, quali posta esterna e interna, e-mail e archivi.
Nel Mail & Scan Centre, i dipendenti ISS trattano più di 1,25 milioni di invii postali e scansionano 1,4 milioni di documenti all'anno.
La digitalizzazione è uno dei compiti principali
La digitalizzazione dei documenti cartacei è uno dei compiti principali del mandato di servizio dell'ISS. Un approccio sistematico è essenziale quando si tratta di trattare un volume così elevato di documenti in varie forme. Si distinguono i seguenti processi:
Scansione precoce
La posta esterna in arrivo viene trattata in Early Scanning. Grazie alla preselezione da parte di DIE POST, l'ISS può aprire e scansionare gran parte degli invii in un'unica operazione utilizzando gli scanner OPEX all'avanguardia. Anche i restanti invii vengono inviati per la scansione dopo un processo di triage in più fasi, a condizione che non debbano essere consegnati fisicamente.
Scansione tardiva
Nella scansione tardiva, i casi conclusi e i fascicoli consegnati dai cancellieri dell'assicuratore vengono scansionati per l'archivio elettronico.
Scansione del dorso
Nel back scanning, gli archivi fisici più grandi vengono digitalizzati su base progettuale, ad esempio per identificare le regolarità di alcuni eventi di perdita.
Esistono anche numerosi altri casi particolari, come i documenti che devono essere scansionati ma anche consegnati fisicamente, il contenuto di microfilm, CD, chiavette USB, oggetti 3D (oggetti di prova) che vengono fotografati o l'indicizzazione delle e-mail, dove le e-mail e gli allegati vengono convertiti e arricchiti di informazioni. Poiché il trattamento dei documenti coinvolge anche dati sensibili o informazioni personali, gli standard di sicurezza sono molto elevati.
Gli occhiali o altri manufatti vengono fotografati e poi conservati digitalmente nell'archivio.
I conoscitori e gli esperti di post editing
ISS si occupa dello sportello postale presso la sede centrale di Zurich e di altre tre sedi in vari uffici regionali. I servizi richiedono una conoscenza approfondita dell'organizzazione e dei processi lavorativi del cliente. Non tutto ciò che arriva per posta può essere scansionato: Gli invii pubblicitari vengono smistati in triage, mentre i biglietti d'auguri, ad esempio, vengono ancora consegnati al destinatario in forma fisica. Un corriere circola costantemente tra le sedi del cliente nell'area di Zurigo per consegne come queste.
Oltre alla posta in entrata, il team ISS supporta il cliente anche nella posta in uscita, ad esempio nell'invio di mailing di massa, polizze, fatture e promemoria. ISS controlla e distribuisce anche la casella di posta elettronica centrale. C'è anche l'archivio fisico, che ISS gestisce insieme a un partner di servizi dopo aver inventariato e centralizzato completamente 33 chilometri lineari di file.
ISS utilizza un software moderno come CodX PostOffice e attrezzature ad alte prestazioni come una moderna macchina affrancatrice per elaborare in modo efficiente diverse migliaia di invii postali ogni giorno.
Olivier Rickenbacher, responsabile dei servizi documentali
ha completato il Global Management Trainee Programme di ISS nel 2018 dopo aver conseguito la laurea in economia. Ha potuto approfondire le sue conoscenze direttamente con i clienti in Svizzera e all'estero. Tornato in ISS Svizzera, si è occupato dello sviluppo e dell'introduzione della nuova divisione Document Services come project manager, di cui è anche a capo dal 2021.
Olivier Rickenbacher, lei è stato project manager per lo sviluppo e l'introduzione dei Document Services e ora è responsabile della divisione. Come ha fatto ISS a familiarizzare così rapidamente con la nuova materia?
Abbiamo presentato la nostra offerta per Zurigo con concetti ben sviluppati. Possiamo anche contare su partner esperti per le questioni tecniche come l'informatica e la sicurezza dei dati. Infine, siamo riusciti a reclutare dipendenti esperti dal precedente fornitore di servizi per le posizioni chiave della nuova società. A ciò si aggiunge l'impegno superiore alla media di tutti i membri del team per vincere la sfida.
Per i dipendenti, cambiare fornitore significa passare a un altro datore di lavoro. Come avete affrontato l'incertezza che ne deriva?
È necessaria una comunicazione aperta e diretta per convincere i dipendenti che questo cambiamento sarà vantaggioso per loro. Abbiamo quindi adattato i processi in modo da ridurre il numero di interfacce e definire con precisione le responsabilità. Questi cambiamenti rendono il lavoro più interessante per i dipendenti responsabili. Questo li ha convinti.
Quali sono i vantaggi che ISS può offrire al cliente in un ordine di servizi documentali?
Ci avvaliamo di un team altamente specializzato e tecnicamente ben attrezzato, in grado di reagire in modo flessibile e agile alle nuove esigenze, a stretto contatto con il cliente. Grazie alla collaborazione con partner informatici forti, possiamo offrire soluzioni competenti e modulari per l'elaborazione e l'archiviazione della posta digitale da un'unica fonte, contribuendo così a semplificare e accelerare il flusso di informazioni per i nostri clienti. Possiamo inoltre ottimizzare in modo sostenibile i costi, in primo luogo attraverso processi efficienti e in secondo luogo grazie a un'organizzazione snella di tutte le questioni di FM e logistica.
"Possiamo ottimizzare in modo sostenibile i costi attraverso processi efficienti e un'organizzazione snella di tutte le questioni di FM e logistica".
Che impatto ha il fatto che ISS fornisca anche altri servizi di FM per il cliente?
Un importante punto di forza di ISS è il suo ampio bacino di personale. Per gli ordini aggiuntivi ad alta intensità di manodopera, come l'imballaggio di un grosso ordine di spedizione o il trasloco di un archivio, possiamo sempre chiedere il supporto del personale necessario, assumendo altri dipendenti dal mandato stesso o da altre parti dell'azienda.
ISS tratta anche documenti con dati sensibili. Quali sono le precauzioni da prendere per garantire la sicurezza?
La protezione dei dati è una questione fondamentale per noi, che la perseguiamo a vari livelli. Per distinguerci nel mondo reale utilizziamo misure di sicurezza fisica come lettori biometrici, serrature, sistemi di sorveglianza e veicoli opachi. Per proteggerci nel mondo virtuale utilizziamo misure di sicurezza tecnica come la crittografia dei dati, l'autenticazione a due fattori, una rigida gestione delle autorizzazioni e un'infrastruttura informatica completamente indipendente e sicura in un centro dati svizzero. Inoltre, sensibilizziamo costantemente i nostri dipendenti alla gestione di documenti e informazioni, ad esempio utilizzando corsi di e-learning.
Sareste disposti a fornire servizi documentali anche ad altri clienti?
L'inizio del mandato a Zurigo è stato impegnativo. Anche perché l'attuazione è avvenuta in tempi molto stretti. Ma abbiamo imparato in fretta e in poco tempo abbiamo già acquisito molte esperienze preziose che vorremmo applicare anche ad altri mandati.